COMO GERENCIAR EQUIPES EM HOME OFFICE
Life Transitions Gerenciar Equipes em Home Office

COMO GERENCIAR EQUIPES EM HOME OFFICE

Pela primeira vez na sua história a humanidade está sendo forçada a exercitar um experimento massivo de trabalho remoto, não apenas por alguns dias, mas por um período até agora incerto.

As grandes questões são: poderá tudo voltar a ser como antes? Até que ponto, esta que se apresenta, será uma oportunidade para perenizar uma possibilidade até agora considerada latente? Quais novos hábitos e procedimentos serão requeridos da gestão das organizações?

Para muitos, trabalhar de forma individual não tem sido uma experiência tão traumática quanto se previa. Contudo, equipes maiores precisarão aprender e se adaptar a essa nova “normalidade”.

Isso é especialmente verdadeiro para os gestores privados de liderar suas equipes cara a cara.

O que funcionou em um espaço compartilhado de escritório pode ou não ser tão eficaz ao se comunicar com seus subordinados diretos principalmente por meio de vídeo chamadas e chats individuais ou em grupo.

Saiba que você, gestor, não está sozinho no seu novo papel e que a fase é de experimentação e aprendizado, no sentido de assegurar que todos da sua equipe se sintam apoiados, conectados e alinhados durante este período de incertezas.

Aqui estão seis dicas para ajudar você a liderar com sucesso sua equipe em casa:

1. Liderar com empatia

Aquilo que está ocorrendo hoje é fundamentalmente diferente dos episódios de trabalho em casa que já vinham ocorrendo, quando pessoas, por motivos os mais variados, tiravam um ou dois dias para se isolar e não comparecer ao escritório (seja para se dedicar a um projeto importante, seja para estar disponível em casa por alguma razão doméstica, como cuidar dos filhos ou outra razão plausível).

Empatizar significa ter a percepção e a sensibilidade de compreender, sentir e entender os sentimentos constrangedores e vexatórios que o outro pode ter ao expor publicamente sua residência e sua família.

Num mundo no qual a tendência é a de que os lares sejam cada vez mais compactos, tanto é raro o indivíduo possuir um canto discreto e isolado onde possa instalar seu home office, como também é difícil segregar-se totalmente dos ruídos, movimentos e pessoas do seu convívio.

Ou seja, ao interagir com colegas ou com seu líder está expondo o seu ambiente, decoração, pessoas que passam ao fundo, seu animal de estimação, choros e risos de crianças etc.

Acresce-se a isso a dificuldade de várias pessoas da família estarem simultaneamente em atividades à distância, como os filhos na escola e, eventualmente, a esposa no trabalho dela.

Nossa vida diária foi impactada significativamente e fazer os ajustes necessários no estilo de vida não será simples para algumas pessoas. Nem todos reagem igualmente à invasão da privacidade, sendo mais intenso o impacto sobre as esposas.

Elas se ressentem muito da possibilidade de aparecerem no segundo plano, realizando tarefas domésticas em trajes casuais.

Estar ciente do fato de que todos estão se adaptando a um conjunto único de circunstâncias pode ajudá-lo a gerenciar adequadamente os membros da sua equipe e a se acomodar conforme necessário.

Abra um diálogo perguntando aos seus subordinados diretos como eles estão gerenciando a transição e procure o consenso com o grupo a respeito das rotinas de trabalho que serão implantadas.

2. Dar prioridade à comunicação cara-a-cara

A comunicação escrita deve ser desencorajada. Sempre será preferível manter o contato visual com as pessoas. Quando não for possível, dar preferência a mensagens de voz.

Durante a maior parte do tempo algum chat, com webcam, deve ficar ativado pois isso permitirá que as pessoas se vejam e que também ouçam os ruídos usuais do trabalho. Além disso, como ocorre no local de trabalho, ouvirão comentários e perguntas que terceiros façam, criando a sensação de integração e pertinência.

Isso implica em conviver com dois problemas e em encontrar meios de os contornar.

Há pessoas que não se sentem à vontade diante de uma câmera e perdem a espontaneidade. Além disso, há situação pode ser constrangedora quando a imagem adiciona animais de estimação, crianças e outros membros da família.

É função do gestor esclarecer que tudo está bem se as pessoas tiverem coisas em segundo plano e que pequenas distrações ou interrupções passam a ser parte regular da vida do escritório.

Os fatos não podem simplesmente ser ignorados, mas a equipe deve também saber que intervir ou participar de uma interrupção quando, por exemplo, uma criança aparecer chorando porque ralou o joelho é invasão de privacidade.

Em consenso com o grupo, é bom estabelecer “períodos cegos”, com a câmera desligada, permitindo períodos de “liberdade” para os demais membros da residência.

Haverá também momentos em que é necessária uma reunião formal do grupo ou de alguns participantes, durante os quais as interrupções devem ser evitadas. Isso dependerá de ajustes combinados em períodos nos quais pessoas consigam se isolar por algum tempo.

É regra estrita a proibição de qualquer comentário sobre o ambiente, a decoração ou a respeito de qualquer pessoa da casa.

3. Combater o micro gerenciamento

Quando todos estão juntos num local de trabalho, grande parte do acompanhamento das atividades é realizado informalmente, através de contatos em encontros casuais no corredor, aguardando o elevador, no café ou simplesmente circulando pelo escritório e observando as mesas dos colaboradores. O gestor se mantém atualizado e sente o pulso ou a vibração da equipe.

Quando isolado, à distância, o gestor perde a sensibilidade da situação e se sente desagregado e sem referência. Muitos tendem ao micro gerenciamento, afogando os subordinados com follow-up constante.

Entretanto, é necessário ter a percepção que os funcionários estão passando pela mesma situação.

Privados do acompanhamento informal do cotidiano, também se sentem deslocados, sem referência, o que pode afetar diretamente sua produtividade.

A sugestão, no caso, é a de trabalhar com mantras, ou palavras de ordem, periódicos, que alinhem as pessoas e que as faça se sentirem direcionadas. Essas frases de ação devem ser repetidas algumas vezes diariamente, mesmo com o risco da comunicação em excesso.

Proporcionar às pessoas algo concreto ao qual elas possam se referir não apenas ajuda a permanecer no caminho certo, mas também as ajuda a se sentirem confiantes em avançar nas tarefas

4. Definir recursos de comunicação

O gestor e seu grupo devem decidir as plataformas de comunicação que serão adotadas para o contato entre eles.

Parte das comunicações deverá utilizar os canais disponibilizados pela corporação, pois isso é requerido pela formalidade e registro da empresa. Contudo, naquilo que se refere à manutenção do contato pessoal e da integração da equipe, o grupo poderá optar por aquilo que julgar mais adequado e com o que se sintam à vontade.

Haverá um período de ajuste enquanto o grupo procura descobrir o que funciona melhor fazendo algumas tentativas com plataformas de bate papo por vídeo como o Zoom, Skype, Google Meet (Hangout) e outros.

Pode também o gestor entrar em contato com alguns de seus pares e trocar experiências com eles na busca da melhor plataforma.

5. Incentivar quebras naturais ao longo do dia

Sozinho, sem interrupções, sem a interação com colegas para discutir algum fato ou evento externo ao trabalho, sob o permanente escrutínio dos demais e da chefia podem levar o profissional a uma concentração excessiva no trabalho, que se reflete em estresse e até mesmo, em dores e contrações musculares.

O gestor deve incentivar as quebras naturais ao longo do dia, para que a pessoa se levante, estique as pernas, faça algum alongamento e se movimente para refrescar, tomar um café e manter conversa descontraída com um colega. É o que ocorre naturalmente nas empresas e leva à descontração, com mudanças de cenários.

Nesses momentos, dependendo da plataforma, pode-se trocar mensagens de texto privadas com um só membro do grupo, ou se preferir, chamá-lo pessoalmente noutra plataforma, como o WhatsApp.

São ações para mimetizar o ambiente de trabalho ao qual as pessoas estão acostumadas. Tentar replicar isso em casa é realmente difícil, mas é tão importante para sua saúde mental geral e sucesso em um ambiente remoto.

Adicionalmente, é possível criar formalmente espaços de descontração, como, por exemplo, designando 30 minutos de pausa antes ou após a refeição para encaixar algum outro tipo de atividade.

Uma alternativa muito adequada é adotar a técnica de gerenciamento do tempo desenvolvida por Francesco Cirillo chamada de The Pomodoro Technique, que consiste em 5 passos:

  1. Defina uma tarefa a ser completada
  2. Ajuste o Pomodoro (um timer) para 25 minutos
  3. Trabalhe concentradamente até que o timer soe o final do período
  4. Faça um pequeno intervalo (5 minutos) durante o qual descontraia, estique-se, caminhe, tome um café etc.
  5. A cada 4 Pomodoros, faça um intervalo mais longo (10 minutos)

O método funciona melhor quando as pessoas trabalham em duplas, cada uma executando suas tarefas, mas iniciando e terminando cada Pomodoro sincronizadamente.

Cabe ao gestor modelar esses hábitos saudáveis a partir da discussão com o grupo.

6. Lembre-se de que você ainda pode se divertir e socializar – virtualmente

Podemos não ser capazes de interagir pessoalmente com nossos colegas de trabalho, mas isso não significa que o vínculo da equipe tenha que ficar em segundo plano – e não deveria.

A tecnologia de videoconferência é um recurso extremamente valioso para manter relacionamentos saudáveis de camaradagem na sua equipe (e na sua empresa como um todo) durante esse período.

Algumas sugestões para o gestor tornar mais descontraída e alegre a socialização, foram descritas em artigo sobre como manter a coesão do grupo em tempos de Home Office (leia aqui). Segue o resumo das principais recomendações:

CRIE DUPLAS DE AUTO ESTÍMULO

Celebrar as vitórias, ainda que pequenas, é crucial para manter o moral dos membros da equipe.

Contudo, a modéstia pode tornar antipático vangloriar-se ou se gabar de algo realizado. Mas, receber o elogio ou o mérito concedido por um terceiro é fato naturalmente aceito.

Isso pode ser contornado através da criação de duplas de auto estímulo, as quais devem ser rotativas. A cada dia, você irá compartilhar com alguém as suas realizações, que podem ser, por exemplo, a conclusão de uma etapa de um projeto, ou o fechamento de um relatório, ou o atingimento de uma meta etc.

O colega que forma a outra parte da dupla enviará uma mensagem de texto, com cópia para o grupo, parabenizando-o pelo feito.

QUEBRE A FORMALIDADE DO ENCONTRO

Você precisa quebrar a formalidade artificial das relações.

Crie momentos informais, de descontração, que o aproxime das pessoas.

Por exemplo, movimente-se pela casa, levando consigo o seu computador. Enquanto conversa com um colega, vá até a cozinha apanhar algo na geladeira ou fazer um café.

Apresente ao seu colega as pessoas que encontre no caminho (sua mulher vai odiar, pois, na opinião dela, ela nunca está “apresentável”).

Entretanto, controle bem o tempo. Isso pode durar alguns minutos de forma a não prejudicar o trabalho.

CRIE EVENTOS COMUNS NO GRUPO

Isto permite várias alternativas, tais como:

  • Um almoço com a participação de todos, no qual o grupo decide por um cardápio temático e algumas regras de custo e todos pedem comida italiana, ou japonesa, ou chinesa etc., interligados por chat em grupo;
  • Uma noite da pizza, das esfihas ou algo semelhante;
  • Assistirem um evento esportivo, do tipo “final de campeonato” (provavelmente será o final do campeonato de futebol da Bielo Rússia);
  • Cada um comentar um filme que assistiu e que o impressionou;
  • Café da manhã em conjunto

A maneira como pensamos sobre o trabalho mudou significativamente em um período muito curto de tempo – é um território desconhecido para tantas pessoas e empresas.

Mas não é necessária uma mudança radical em relação ao que ocorria antes do isolamento.

É possível ser um ótimo gestor fazendo pequenas alterações que ajudarão sua equipe a se manter engajada, apoiada e motivada a continuar fazendo um excelente trabalho.

Acima de tudo, envolva o grupo e peça sugestões. Você poderá ter algumas surpresas muito agradáveis.

E você, tem alguma dica? Deixe-a nos comentários!

Ewaldo Endler

Sócio da Next Steps e da Lifetransitions. Começou como executive search em 1972 e desde então tem desenvolvido uma larga experiência em várias organizações globais. É Coach em transições profissionais: A Conquista do Emprego, Planejamento de Carreira, A Recolocação Profissional, Preparação para Aposentadoria, Onboarding Executivo, Assessor na elaboração do currículo e em networking.

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